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對於公司或團隊來說，文檔的存儲、共享，以及員工之間的協作必不可少。大公司在這方面通常都有一套完整的解決方案和工作流程，並由專門的運維人員進行維護，普通員工隻需按照要求使用即可。但對於非技術類的小公司或團隊來說，需求依然存在，卻因為成本等各方面原因，不能完全仿照大公司的做法。如何在一款工具裡搞定團隊協作？少數派在團隊協作方面也遇到過類似的問題，首先公司有有很多內部文件需要整理，同時設計素材、照片需要跨部門共享，如何才能更高效的管理文件的訪問權限？公司有遠程同事需要協作，也有各類方案需要給外部客戶訪問，如何在保證文件外網訪問速度的情況下，確保文件的隱私問題？同時，因為遠程同事的存在，我們非常依賴協作工具，如何快速地溝通和共享自己的工作進度和安排？此前介紹過的群暉 SkyNAS 就是針對這類團隊的推出雲端文檔管理和團隊協作產品。它為小型團隊提供瞭簡單快速的搭建方法，公司隻需根據需求選擇合理的方案，沒有專業經驗的員工也能快速在雲端搭建一套企業協作平臺。因此我們也嘗試使用瞭一個月的 SkyNAS，看看它到底能不能滿足我們的日常協作需求。文件分享：團隊文件權限更清晰少數派經常使用的文件主要以文檔和圖片為主，包括公司的基礎資料、各類合同協議，以及設計稿和產品拍攝圖。這些文檔既需要存儲在一處方便快速查找，也要根據職責不同進行權限區分。文件存儲和權限分配是 NAS 的一個重要功能，SkyNAS 在這方面繼承瞭傳統 NAS 的優點，擁有非常完備的文檔管理功能。搭建好 SkyNAS 後，管理員隻需將根據類別創建好如「設計素材」「產品圖片」「合同協議」等多個共享文件夾，之後在添加員工時根據部分進行權限分配即可，這樣其它員工在使用自己賬號登錄 SkyNAS 時就隻能看到已經被分配權限的文件。此外，權限的分配也被細分為「可讀寫」和「隻讀」，這樣就可以保證其它員工在查看文件時出現的誤修改操作。外網訪問：分享管理更方便，臨時提速更靈活由於編輯經常需要外出參加活動，同時也有常駐外地的遠程編輯，在外地工作時，能夠通過外網快速訪問公司各類文件就變得很有必要。以往在異地辦公的同事如果需要使用某些公司文件，還需要找本地同事將文件發送過去，非常影響效率。而 SkyNAS 的一大亮點就是它的這個服務都基於阿裡雲，即使在外地也可以輕松訪問，如果不是視頻等超大型文件，你購買的阿裡雲帶寬基本上可以滿足你在外網訪問和下載文件的需求。若臨時遇到大文件傳輸，需要更多帶寬支持，SkyNAS 也貼心地提供瞭「臨時提速」功能，在阿裡雲控制臺中選擇帶寬臨時升級，可以靈活地選擇需要提升的帶寬和時間，按照時間付費即可。SkyNAS 支持在本地添加網絡文件夾1 ，因此在完成設置後隻要在本地添加好訪問地址，不用每次都登陸網頁端就能在本地的文件管理器內查看文件，非常方便。目前移動辦公的場景多瞭，SkyNAS 同樣提供瞭手機客戶端，方便在手機上直接讀取文件，DS file 也支持 iOS 的文件 App，可以直接在文件 App 內查看文件。文檔共享的另一種情況就是需要將某些文檔和客戶等外部人員做臨時分享，以往這些文件通常需要上傳到公有雲上，再設置下載密碼等。而通過 SkyNAS，可以直接對文件進行外部分享設置，並且提供瞭豐富的分享選項。你可以把文件通過生成的鏈接或二維碼直接發給客戶，並加上提取碼，同時還能設置訪問權限的有效期，以及訪問次數，更加有效地控制訪問。如果企業沒有物理機，而有諸如阿裡雲、騰訊雲、百度雲這樣的雲存儲服務，SkyNAS 還支持將數據進行公共雲備份同步，管理員可以登錄 SkyNAS 後臺，利用打開 Cloud Sync 組件，鏈接外部雲服務，成功後選擇同步的目錄名稱，同步是單向還是雙向等。對於一些特殊要求，例如你希望在晚上非上班時間完成同步，那麼則可以在設置時選擇計劃設置，讓 SkyNAS 在指定的時間內自動完成備份任務。這樣對於企業而言，除瞭 SkyNAS 之外，在其他的公有雲服務上也有數據備份，這樣即便是 SkyNAS 出現數據丟失，也可以在其他雲服務平臺的同步數據中找到並即時恢復。Office 套件：寫作和討論都能在這裡搞定除瞭完備的文件管理功能外，基於團隊的 SkyNAS 也提供瞭 Office、Chat、Calendar 和 NoteStation 四個團隊場景下的辦公套件，以滿足日常的協作需求。Office 中的「文檔」和 Word 類似，提供瞭基礎的文字和段落樣式，也支持圖片和表格的插入，對於經常使用此類工具的人來說並不陌生。「表格」功能同樣也提供瞭各種 Excel 中常用的算法，在進行一些常規的數據統計和分析時非常有用。每天的派早報，以及蘋果發佈會時，我們經常需要多人同時編輯一篇文章，此時隻需建立一個文檔並分享給需要寫作的人，就可以實現多人寫作。在這裡群暉將 SkyNAS 中的 Office 和 Chat 功能做瞭很好的結合，當你把文檔分享給同事時，他可以直接在 Chat 中收到分享邀請的提醒，點擊後即可加入文檔，而在多人寫作時，大傢也不需要在文檔和聊天應用兩處反復跳轉，文章內部就可以直接調用 Chat 插件直接對文章進行反饋討論，方便大傢及時溝通和修改。而對於工作報告、公司內部的員工手冊等，通過放置在 SkyNAS 上並且加以權限設定，也能方便員工快速查看。所有在 Office 中創建的文檔都會保存在 SkyNAS 中，方便隨時查看，同時這些文件也可以通過鏈接快速分享給其他人。現有的「文檔」和「表格」功能已經可以滿足一些常用的使用需求，「表格」並不支持數據透視表功能，在做一些大型統計計算時還是有些麻煩。此外目前 Office 還沒有提供「幻燈片」功能，將會在後續的更新中得到支持。Chat：更符合團隊協作的聊天工具和微信、QQ 相比，公司使用專門的聊天工具不僅可以讓員工在工作時被一些無用信息打擾，可以避免信息外泄的情況，SkyNAS 中提供瞭 Chat 用於企業內部協作溝通。根據不同的工作項目和部門，我們可以在 Chat 中建立不同的「頻道」，每個頻道都隻專註討論一件事，避免出現大傢擠在一個群裡聊天時間流混亂的情況。而在完成一個項目後也可以快速把頻道歸檔，方便以後回溯聊天內容。此外 Chat 也支持視頻通話功能，方便大傢和遠程的同事開電話會議。Chat 提供瞭桌面客戶端，不用每次登錄網頁就可以輕松溝通，而網頁版 Chat 也提供瞭瀏覽器擴展支持，即使不安裝客戶端也能及時收到推送提醒。團隊日歷 + Note Station：便於團隊之間共享SkyNAS 雖然提供瞭日歷功能，不過它並沒打算讓你把私人的日歷也搬進來，它的日歷更多可以看做是進度管理的一部分。我們在 SkyNAS 的日歷上創建一些和工作相關的團隊事項，例如每年各種發佈會和科技展的時間，方便大傢提前做準備，還有一些和網站內容及產品相關的時間點，方便大傢及時瞭解進度。日歷可以由管理員創建新的「共享日歷」，再邀請公司員工加入，通過設置不同的權限，隻有少數負責人可以在這裡添加日歷事項，其他員工隻能查看已有日歷。日歷功能同樣和 Chat 做瞭聯動，在 Chat 中打開機器人後，公司創建在日歷創建新的事件時，受邀請的同事可以直接在 Chat 中收到消息，機器人會給出「參加」「不參加」和「暫定」三種選項方便用戶快速選擇。而 NoteStation 的功能和 Evernote 也很類似，對於沒有使用類似工具的人完全可以把它作為收集內容的筆記本，它也同樣提供瞭可以用於快速保存網頁的瀏覽器擴展。而對公司來說，可以直接在這裡分享每次的會議記錄，在裡面建立待辦清單，方便大傢快速回顧每次的會議內容。打破瞭多工具帶來的「墻」，帶來更高效的團隊協作經過一個月的使用，對於我們這種以文字工作為主，需要遠程協作同時又沒有運維人員的團隊來說，SkyNAS 無論是搭建的方便性，還是目前提供的服務，都能滿足我們的日常基本協作要求。雖然上面提到的這些功能，單獨拿出某一個都可以通過很多工具實現相同的效果，但 SkyNAS 的特點就在於它將這些常用的協作功能整合在瞭一起，對於企業來說，整合在一起就意味著可以更快更方便地查閱，省去瞭員工多次註冊賬號的麻煩。同時整合在一起也能避免工具之間聯動性不好的問題，將新建的文檔表格快速交由同事討論修改，把安排好的行程及時地下發給組員，開會是大傢輕松地展示自己搜集的素材和想法，這些在 SkyNAS 中都能輕松搞定。而對於員工來說，SkyNAS 這種多合一的協作工具就像一個工作臺，每次打開就可以開始工作，不僅可以提高專註力，也能避免來回切換帶來的低效。此外還有一個很重要的原因，就是員工賬戶的管理，企業經常會遇到人員變動的情況，而如何處理離職員工的文檔交接和權限，如何讓新員工可以快速進入工作是個很重要的問題。如果使用多個賬戶服務，則僅僅是移除離職員工權限和邀請新員工加入就需要多次操作（基本上是有幾個服務就需要操作幾次），而在 SkyNAS 上，這個操作隻需要一次即可。SkyNAS 這種基於雲端的文件存儲 + 團隊協作工具為小型企業和團隊提供瞭一個很好的解決方案，雖然目前 SkyNAS 中的協作服務相對基礎，不過相信經過之後的開發和完善，對於小企業來說，這種無需專業運維人員也能快速搭建的企業內部工具會成為一個更加成熟和完整的解決方案。